Hilfe zu Google-Texte und Tabellen

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Inhalt	Hier gibt es einen kurzen Überblick über die Funktionen und Hilfe zur Bedienung von "Google - Text & Tabellen".
1. Account holen
2. Grundsätzliches
3. Richtig Drucken
4. Text formatieren
5. Mail an MA senden

1. Google-Account holen

Ein Konto bei Google gilt für alle Bereiche der Google GmbH. (Texte und Tabellen, Googlemaps, Google Suche usw.) Die Anmeldung ist risikofrei, geht schnell und ist kostenlos. Bei der Anmeldung gibst du einfach deine E-Mail Adresse an. Diese Adresse ist sehr wichtig, denn sie ist der Schlüssel zu Dokumenten im Mitarbeiter-Bereich. Eine Anmeldung geht schnell und einfach über dieses »Online-Formular.

2. Grundsätzliches zu "Google-Texte und Tabellen"

"Google-Texte und Tabellen" ist ein kostenloses webbasiertes Textverarbeitungstool der Google GmbH. Sehr praktisch um mit mehreren Personen an einem Dokument zu arbeiten (z.B. Gottesdienstplan) aber auch aufgrund der BETA-Version noch nicht 100% ausgereift. Dateien werden vom PC hochgeladen und von Google in ein HTML-Flash-Format konvertiert. Im Grunde funktioniert "Google Texte und Tabellen" genau wie "Word", "Excel" oder "OpenOffice". Strg+C (Kopieren) und Str+V (Einfügen) gibt es genau wie Str+Z (Rückgängig) oder Str+V (Wiederholen) als Tastenbefehle in der Software. "Google-Texte und Tabellen" speichert das geöffnete Dokument alle paar Minuten automatisch ab. Bitte das Dokument schließen, wenn du nicht mehr daran arbeitest! Sollte eine zweite Person gleichzeitig Änderungen an ein und dem selben Dokument vornehmen erscheint dies bei beiden Autoren als Meldung unten rechts im Fenster.

Umstellung auf Deutsch

Oben rechts in "Google Text & Tabellen" - Hauptordner (erreichst du über "Docs Home" unter "Settings" kannst du auf deutsch umstellen. (s.u.)

In denselben Einstellungen kannst du außerdem deinen in Google angezeigten Namen ändern. Das macht Sinn, denn Google vergibt diesen am Anfang automatisch nach deiner E-Mail Adresse. (s. Bild). Dieser Name wird anderen Usern angezeigt die gleichzeitig ein und dasselbe Dokument bearbeiten. ("Weiterer Bearbeiter: Stefan Petersen". In diesem Fall eindeutiger als "steveop2".

3. Google-Dokument richtig ausdrucken!

Wer versucht ein Dokument in "Google Texte und Tabellen" auszudrucken, wird schnell merken, dass Google selbst in dieser Technik noch verbesserungswürdig ist. Die Seite (z.B. ein Gottesdienstplan) sieht dem Original in Größe und Formatierung wenig ähnlich (siehe Grafik links). Auch das speichern des Dokumentes als ".doc" (Datei -> Datei herunterladen als -> Word) bringt in dem Fall nichts, weil Google das Selbe Umwandlungsschema anwendet wie das beim Drucken. Die auf den Computer gespeicherte Word-Datei sieht dann nämlich ähnlich chaotisch aus. (Selbes gilt für PDF und OpenOffice). Einzig und allein das Anzeigen als "HTML-File" ist für Google kein Problem. Deswegen funktioniert ein einwandfreies Drucken ganz einfach wie folgt:

Entweder: Datei -> Als Website drucken

Oder (mit etwas mehr Einstellungsmöglichkeiten): Datei -> Als Website anzeigen

In diesem Fall öffnet sich der Plan in einem neuen Fenster in HTML-Ansicht. Im Browser lässt sich jetzt einfach der Ausdruck anpassen.

Im Normalfall wird der Plan in schwarz-weiß ausgedruckt. Um das zu änden gehe wie folgt vor:

Datei (Im Browser) -> Druckvorschau -> Seite einrichten -> Hintergrundfarben- und bilder drucken. (Häkchen setzen)

In diesem Fenster Fenster lassen sich auch die Kopf- und Fußzeilen ausschalten, die normalerweise Seitenzahlen, URL, Datum und Titel mit ausdrucken.

4. Formatierung angleichen!

Wer in eine Tabelle eines Dokumentes (nicht bei Google-Tabellen) in eine leere Zelle etwas schreibt wird eventuell feststellen, dass dies manchmal mit einer Standard-Schriftart- und Größe passiert und nicht mit der im übrigen Dokument verwendeten (siehe Grafik links). Durch folgende Schritte lässt sich das Problem lösen (Beispiel Gottesdienstplan):

- Zu editierende Zelle (oder gleich einen ganzen Zellenblock) markieren und Format auf:

setzen. Damit wird die Formatierung des Textes an die des Dokumentes angeglichen.

5. Nachricht an Mitarbeiter senden

Über die Option "Freigeben" oben rechts kannst du unter "Nachricht an Mitarbeiter senden" eine Mail an alle oder bestimmte Mit-Autoren des Dokumentes schreiben. Z.B. wenn du eine wichtige Änderung oder Korrektur getätigt hast. Die Email wird dann automatisch an alle Adressen (Die EMails, die die Autoren in ihrem Google-Konto angegeben haben) versendet.